Je mehr Regelungen und Details vorliegen, desto wichtiger ist die Qualität der Regelungen, da der Faktor Mensch begrenzte Ressourcen hat. Die Qualität von Policies rückt in den Fokus. In diesem Artikel werden grundlegende Qualitätskriterien für Policies bzw. Regelwerke beschrieben.
Wie prüfen und verbessern Sie die Qualität Ihrer Policies?
Die steigende Anzahl und immer mehr Details sind ein Problem. Zusätzlich werden Regelungen stetig aktualisiert. Zunehmend ist es für Mitarbeitende schwer, die Regelungen zu überblicken, im Detail zu kennen oder relevante Details überhaupt zu finden. Die Qualität von Policies rückt in den Fokus.
Qualitativ gute Policies erfüllen nachfolgende Kriterien:
1. Vereinheitlichen in einer Struktur
Ein Ziel von Policies ist es, die Zusammenarbeit der Unternehmensbereiche zu optimieren. Dafür bedarf es eines einheitlichen Regelwerkes mit einheitlicher Struktur.
Empfohlen ist das nachfolgende Drei-Ebenen-Modell:
- Leitlinien (Guidelines) beschreiben die Strategie und organisatorische Aufstellung einer Organisation.
- Richtlinien (Directives) beschreiben die für alle gültigen Regeln.
- Anweisungen (Procedures) beschreiben die Regeln für bestimmte Anwendergruppen, es sind in der Regel „Add ons“ der Richtlinien.
2. Zielgruppen
Reduzierung der relevanten Policies für Mitarbeitende durch Benennung von Zielgruppen auf Ebene der Anweisungen.
3. Suchbegriffe und Schlagworte
Schlagworte und alternative Suchbegriffe sind breit auszulegen, um die Suche zu verbessern. Empfohlen wird, dass Mitarbeitende individuelle Suchwortalternativen vergeben können, die nach der Veröffentlichung ergänzt werden.
4. Berücksichtigung von Unternehmer- und Mitarbeiterinteressen
Policies werden häufig top-down aus Unternehmenssicht verfasst. Allzuleicht werden die Interessen der Mitarbeitenden nicht angemessen gewürdigt. Es beginnt damit, dass Policies überhaupt umsetzbar und einhaltbar sein müssen und endet damit, dass sich im Tonfall der Policies die Unternehmenskultur spiegelt. Inhaltlich variiert der Entscheidungsspielraum und Detailgrad von Vorgaben je nach Thema und Unternehmenskultur.
Gut qualifizierte Mitarbeitende mit ausreichend Überblicksinformationen benötigen weniger Details. Viele Details sind bei hochdigitalisierten Prozessen und wenig qualifizierten Mitarbeitenden mit fehlendem Überblick erforderlich.
5. Einfache Sprache
Gute Verständlichkeit, schnelle Lesbarkeit und einfache Übersetzbarkeit erfordern eine einfache Sprache. Einfache und kurze Sätze sind das Erfolgsrezept für gute Policies. Zu vermeiden sind Kommata und Schachtelsätze. Unvermeidbare Fachtermini sind zu erklären und einheitlich in allen Dokumenten anzuwenden.
Für Fachtermini empfiehlt sich ein Glossar. Empfohlen wird auch, die Übersetzungen der Fachbegriffe in das Glossar aufzunehmen und ein „Translation Memory“ aufzubauen, in dem auch häufige Wortkombinationen und Sätze übersetzt werden.
6. Historie
Bei sich schnell ändernden Policies profitieren Mitarbeitende, wenn die jüngsten Änderungen anzeigbar sind.
Praxishinweise:
Policies sind interne Kommunikation und damit Teil der Unternehmenskultur. Die jeweils vorherrschende Kultur kommt in Policies zum Ausdruck.
Gute Qualität bieten Policies, wenn Sie Mitarbeitenden schnell und einfach Orientierung geben; durch Vereinheitlichung, einfache Sprache, Glossar, Zielgruppen, Verschlagwortung.
Starker Treiber für immer mehr Detailregelungen ist die Digitalisierung. IT-gestützte Prozesse erfordern mehr Details. Je mehr Regelungen und Details vorliegen, desto wichtiger ist die Qualität der Policies, da der Faktor Mensch begrenzte Ressourcen hat.
Um Details in Policies zu reduzieren, kann eine Vertrauenskultur aufgebaut werden. Haben Mitarbeitende Transparenz, Überblick und Fachwissen, können sie Details im Sinne der Organisation entscheiden.
Änderungen an Policies unterliegen einem Genehmigungsprozess. In der Regel entscheidet eine Genehmigungsinstanz („Approval Board“) über Änderungen und Aktualisierungen. Beraten werden Änderungen auch juristisch und seitens der Mitbestimmung. Das Dokumentendesign unterliegt den Vorgaben der Corporate Identity.
