Die 13. Ergänzung zum Werk Ohder (Hrsg.), Unternehmensschutz – Praxishandbuch ist in Vorbereitung und erscheint im März 2012. Hier die Kurzfassung zu Kapitel B 7.5 als Vorabdruck. |
Auswahl des geeigneten Anbieters
Vergleichbare Kriterien müssen bei der Ausschreibung entwickelt werden, um Erkenntnisse über den geeigneten Anbieter zu gewinnen, dazu bieten sich z.B. an:
- Finanzielle und technische Leistungsfähigkeit der Sicherheitsunternehmen,
- Fachkompetenz der Dienstleister zu spezifischen Anforderungen, z.B. Personenschutzaufgaben,
- persönliche Kompetenz der örtlichen Gesprächspartner,
- generelle oder fachliche Qualifikation des zum Einsatz kommenden Personals,
- Erfüllung der personellen Mindestanforderungen,
- Art und Qualität der Aus- und Fortbildungsmaßnahmen sowie der Trainings für das Personal,
- Maßnahmen der Qualitätssicherung.
Bei öffentlichen Ausschreibungen sind diese Kriterien zur Bewertung der Leistungsfähigkeit in Verbindung mit der vorgesehenen Gewichtung der Kriterien für die Zuschlagserteilung in der Vergabebekanntmachung, spätestens in den Vergabeunterlagen detailliert bekannt zu geben.
Einholen von Angeboten
Eine Vorauswahl kann nach der Bewertung der vorliegenden Informationen unter den Bietern getroffen werden. Sicherheitsdienstleister mit zutreffendem Profil können zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Um die Informationen über das Auftragsvolumen, die Intentionen des Unternehmens zur Fremdvergabe der Dienstleistungen, die Vorgaben für die Angebotsabgabe und die Bewertungskriterien bekannt zu geben, können die Anbieter gleichzeitig einbestellt werden. Für die anzubietenden Verrechnungssätze können Preisblätter mit den Vergabeunterlagen elektronisch bereitgestellt werden.
Die Angebote sind für jeden Standort getrennt, detailliert, als Jahrespauschale oder, wenn es die Übersichtlichkeit erfordert, als Monatspauschale zu kalkulieren und abzugeben. Es ist vorteilhaft, genauere Kostenkalkulationen über einen längeren Zeitraum hinweg zu verlangen, weil Lohnanteile nicht gleichmäßig anfallen. Durch die Differenzierung der Angebotstabellen in Zeiten mit und ohne Lohnzuschlägen wird das Preisangebot zunächst unübersichtlicher erscheinen, spätere Kostenanalyse, etwa bei vorgesehener Veränderung von Besetzungszeiten, sind dann möglich.
Öffentliche Ausschreibungen
Die Anforderungen an die Gestaltung öffentlicher Ausschreibungen sind höher als die an Ausschreibungen durch private Auftraggeber. Eine Vielzahl formaler Kriterien und Fristen ist zu beachten. Die Grundsätze der Beschaffung durch öffentliche Auftraggeber orientieren sich an den nachfolgenden Grundsätzen:
Grundsatz der Sparsamkeit
Die einzusetzenden Mittel sind auf den zur Erfüllung der Aufgaben unbedingt notwendigen Umfang zu beschränken. Hierbei muss der öffentliche Auftraggeber jedoch beachten, dass die billigste Lösung nicht unbedingt die wirtschaftlichste ist. Auf längere Sicht ist jedoch die wirtschaftlichste mit Sicherheit auch die sparsamste Lösung.
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Mitteln ist anzustreben. Instrumente zur Umsetzung sollen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sein.
Das Bestbieterhandbuch „Handbuch zur Vergabe von Aufträgen an Wach- und Sicherheitsdienste“ (CoESS/Euro-FIET) berücksichtigt diese Vergabegrundsätze in der Vergabeentscheidung.
Ausschreibungsverfahren
Die öffentliche Ausschreibung erfolgt im nationalen Bereich grundsätzlich als öffentliche Ausschreibung bzw. als Offenes Verfahren. Damit steht einer unbegrenzten Anzahl von Bietern die Beteiligung am Verfahren offen. Weitere Formen der Ausschreibung sind die Beschränkte Ausschreibung bzw. das Nichtoffene Verfahren, die Freihändige Vergabe bzw. bei der EU-weiten Ausschreibung das Verhandlungsverfahren.
Es ist den Anbietern überlassen, die Angebote so zu gestalten, dass eine Vergleichbarkeit der Angebote möglich wird. Seitens des Auftraggebers wird es in der Regel positiv gewertet, wenn die Anbieter konzeptionelle Vorschläge, z.B. zur Organisation, technischen Ausstattung oder Übernahme von Mitarbeitern des Auftraggebers entwickeln und nicht ausschließlich Verrechnungssätze einreichen.
Offenlegen der Kalkulation
Soweit der Auftraggeber es verlangt, können die Anbieter gehalten werden, dass sie ihre Kalkulation bereits mit der Angebotsabgabe oder vor Zuschlagserteilung offen legen müssen. Dieses entspricht den Vorgaben der DIN 77200 ebenso wie den der Vergabegesetzen einiger Bundesländer, um Dumpingpreise und insbesondere das Unterlaufen von gesetzlichen Mindestlöhnen von vornherein auszuschalten. Der Zoll, Finanzkontrolle Schwarzarbeit, wird in zunehmendem Maße im Bereich der Sicherheitsdienstleistungen tätig, bei Verstößen gegen gesetzliche Bestimmungen wird auch der Auftraggeber zur Rechenschaft gezogen.
Einhalten von Fristen
Häufig wird festgelegt, dass eine Beauftragung zum Jahreswechsel erfolgen soll. Dabei wird selten berücksichtigt, dass es nicht genügt, verfahrensbezogene Fristen einzuhalten, die bei öffentlichen Ausschreibungen in den nationalen bzw. EU-Vergabevorschriften festgelegt sind und deren Nichteinhaltung zur Aufhebung des Vergabeverfahrens führen kann, sondern dass auch der erfolgreiche Bieter einen angemessenen Zeitrahmen benötigt, um sein Personal auf die neue Aufgabenstellung vorbereiten zu können. Möglicherweise ist der erfolgreiche Bieter seinerseits an externe zeitliche Vorgaben gebunden, wie Prüfungstermine der Industrie- und Handelskammern.
Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots
Bei der Auswahl des „Bestbieters“ (Bestbieterprinzip nach „Bestbieterhandbuch“) oder, wie es in der europäischen Rechtsprechung heißt, des „wirtschaftlich günstigsten Angebots“ haben öffentliche Auftraggeber einen gewissen Spielraum, indem sie auf jeder Stufe des Auswahlverfahrens Prioritäten festsetzten können:
- Formale Prüfung der Angebote: Relatives Gewicht der preislichen/technischen Bewertung;
- Prüfung der Eignung der Bieter: Relatives Gewicht verschiedener Kategorien, die den technischen Wert beschreiben (z.B. Wachpersonal, Auftragsmanagement, Auftragsinfrastruktur, Leistungsstärke).
- Überprüfung ungewöhnlich niedriger oder hoher Angebotspreise: Relatives Gewicht verschiedener technischer Kriterien unter verschiedenen Kategorien;
- Ermittlung des wirtschaftlichen Angebots auf Grundlage der Bewertungskriterien, z.B. Bestbieterprinzip.
Prüfung und Wertung der Angebote
Die Anwendung eines einfachen Bewertungssystems soll den „Bestbieter“ auswählen. Der formalen Prüfung folgt die Prüfung der Eignung. Die Angebote werden einer formalen Durchsicht unterzogen, mit dem Ziel, mögliche Auffälligkeiten festzustellen, die auf einen Manipulationsverdacht schließen lassen könnten. Fehlende Preisangaben müssen festgestellt und bewertet werden.
Die Grundsätze und Maßstäbe, nach denen die technische und wirtschaftliche Prüfung durchgeführt wird, müssen innerhalb einer Ausschreibung einheitlich sein. Bei der technischen Prüfung ist festzustellen, ob das Angebot hinsichtlich der im Leistungsverzeichnis gestellten Anforderungen identisch ist. Bei der wirtschaftlichen Prüfung ist zu prüfen, ob das Angebot in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung sachgerecht erstellt wurde.
Die Eignungsprüfung erfolgt an Hand der in der Vergabebekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen verlangten Angaben. Zur Vermeidung eines hohen Verwaltungsaufwandes wird in einigen Bundesländern lediglich die Abgabe von Eigenerklärungen verlangt. Gewerberechtliche Voraussetzungen, Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sind zu prüfen. Die Preisprüfung ermittelt dann das Angebot, dem aufgrund der Zuschlagskriterien der Zuschlag zu erteilen ist.
Praxishinweise
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