Sicherheitskonzepte

Pre-Employment-Screening

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Nicht alle Bewerber nehmen es mit der Wahrheit ganz genau. Pre-Employment-Screening (PES) – die Sicherheitsüberprüfung von Bewerbern vor Eintritt ins Unternehmen – kann Bewerbungsschwindel aufdecken. Dabei sind jedoch einige rechtliche Dinge zu beachten.

Rechtlicher Rahmen

Gerade die Vielzahl von Gesetzen schreckt viele Unternehmen ab, da sie Sorge haben, sich nicht gesetzeskonform zu verhalten. Beachtet man aber die grundsätzlichen rechtlichen Rahmenbedingungen, ist das Risiko des PES selbst gegenüber den Folgerisiken eines nicht ordnungsgemäßen Bewerbungsverfahrens minimal.

Wichtig ist, dass das Bewerbungsverfahren transparent für den Bewerber ist. Er muss im Einzelnen wissen, was auf ihn zukommt. Daher steht am Anfang die Einwilligung des Bewerbers, da personenbezogene Daten erhoben werden. Die Bewerber sind auf den vorgesehenen Zweck der Erhebung, die Verarbeitung oder die Nutzung sowie auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinzuweisen. Dies hat bei einer Bewerbung zur Folge, dass Schriftform erforderlich ist. Sollte PES abstrakt-generell im Unternehmen eingeführt werden, ist auch der Betriebsrat einzubinden.

Angemessenes Screening

Um Bewerbern keine überzogene Offenlegung ihres Privatlebens zuzumuten, muss das Screening angemessen durchgeführt werden. Ausgangspunkt der Überlegungen, in welchem Umfang und mit welcher Tiefe die „Durchleuchtung“ von Bewerbern angemessen erscheint, sind die Befugnisse der zu besetzenden Stelle. Diese Befugnisse sind auf den Prüfstand zu stellen und dahingehend zu beurteilen, welche Risiken sie bergen.

Risikodimensionen

Aus Security-Management-Sicht können folgende Risikodimensionen aus dem Privatleben eines Bewerbers Bedeutung aufweisen:

  • Politischer oder religiöser Extremismus
  • Finanzielle Verhältnisse des Bewerbers
  • Identitäts-/Wohnsitzverschleierung
  • Falschangaben zu Ausbildung oder Berufserfahrung
  • Suchtmittelkonsum
  • Integritätsmangel

Um den Screening-Prozess angemessen zu gestalten, ist zu überprüfen, welche der oben genannten Risikodimensionen für die zu besetzende Stelle relevant sind. Konkret ausgedrückt, stellt das Security-Management die Frage, ob negative Auswirkungen zu erwarten sind, wenn der Mitarbeiter in der betreffenden Position extremistische Einstellung aufweist, finanzielle Probleme hat, die Identität oder den Wohnsitz verschleiert usw.

Relevanz

Wurde festgelegt, welche der oben genannten Risikodimensionen von Bedeutung sind, folgt die Einstufung der Relevanz. Hier lautet die Frage, ob der identifizierte Bereich von geringer, mittlerer oder hoher Relevanz ist, also in welchem Ausmaß Schaden durch einen Mitarbeiter verursacht werden kann, der extremistisch eingestellt ist, mit finanziellen Problemen zu kämpfen hat usw.

Risikobeurteilung

Die auf diesem Weg ermittelte Risikobeurteilung der offenen Stelle dient als Grundlage der operativen Screeningaktivitäten, anders ausgedrückt der Informationsermittlung. Abgeleitet aus den als relevant ermittelten Risikodimensionen werden Maßnahmen zur Informationsbeschaffung/Überprüfung des Bewerbers gesetzt. Dabei werden Bereiche mit hoher Relevanz intensiver untersucht als jene mit mittlerer Relevanz.

Informationsquellen

Mit welchen Mitteln, also unter Zuhilfenahme welcher Informationsquellen das Security-Management die Untersuchungen durchführt, bleibt offen, solange die Vorgaben der Risikobeurteilung beachtet werden. Bei der Wahl von Informationsquellen sind natürlich die rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten.

Rechtlich unbedenklich ist die Anfrage bei öffentlich zugänglichen Registern, wie z.B Einwohnermeldeamt, Handelsregister oder aber auch sogenannte Bonitätsdatenbanken. Eine Schufaabfrage ist jedoch nur mit der ausdrücklichen Zustimmung des Bewerbers möglich.

Ebenso ist es unproblematisch, den früheren Arbeitgeber zu kontaktieren, der allerdings nicht verpflichtet ist, zu antworten.

Einsatz von Suchmaschinen

Bei dem Einsatz von Suchmaschinen ist jedoch Vorsicht geboten. Allgemein zugänglich sind Informationen, die über Suchmaschinen ohne Anmeldung gefunden werden können. Soweit der Bewerber diese Daten selbst ins Netz gestellt hat, verzichtet er implizit auf den Vertraulichkeitsschutz. Bei den sogenannten Sozialen Netzwerken muss differenziert werden. Bei reinen Freizeitplattformen, wie z.B. Facebook, Instagram usw. ist offensichtlich, dass es sich hier um die Privatsphäre der jeweils Betroffenen handelt und somit die Nutzung dieser Daten per se ausgeschlossen ist.

Zu einer anderen Bewertung muss man bei den beruflich ausgerichteten Netzwerken, wie Xing oder LinkedIn kommen. Hier handelt es sich gerade nicht um die reine Privatsphäre, sondern um einen Austausch über beruflich relevante Informationen. Daher sind die hier gefundenen Erkenntnisse – natürlich in den Grenzen der Abwägung – zulässig und auch verwertbar.

Fazit

Zusammenfassend kann gesagt werden, prospektiven Arbeitgebern sind beim Sammeln von Informationen über Bewerber rechtliche Grenzen gesetzt. Aus Security-Sicht kann das zu Lücken bei der Überprüfung von Bewerbern führen. Trotz dieses Mangels stellt Pre-Employment-Screening eine sinnvolle Maßnahme zur Risikoreduktion dar, da es eine psychologische Komponente gibt. Somit wirkt Pre-Employment-Screening risikoreduzierend, ehe es überhaupt durchgeführt wurde.

Praxishinweise

Maier/Berens/Schweitzer

Pre-Employment-Screening

Ein risikobasierter Praxisleitfaden zur Bewerberüberprüfung im Personalauswahlverfahren

Richard-Boorberg-Verlag, 2017, 98 Seiten, Euro 22,80