Excel bietet aufgrund seiner zahlreichen Funktionen auch viele Möglichkeiten, „Datenpannen“ zu verursachen. Der nachfolgende Beitrag kann diesen „Reichtum“ nicht ansatzweise abbilden. Er greift lediglich einige wenige Programmfeatures heraus, die in der aktuellen Praxis des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz (BayLfD) bereits im Zusammenhang mit „Datenpannen“ in Erscheinung getreten sind.
Dabei geht es nicht etwa um Schwächen des Programms, sondern um Aspekte, die in der Hektik des Büroalltags hin und wieder schlicht übersehen werden. An allen beschriebenen „Problemstellen“ kann es zu einer unbeabsichtigten Offenlegung von personenbezogenen Daten kommen. Excel enthält selbst Sicherheitsvorkehrungen, die allerdings auch genutzt werden müssen. Im Übrigen kann der datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Sicherheit der bei ihm mit Excel verarbeiteten personenbezogenen Daten einiges tun – damit „Datenpannen“ vermieden werden und nicht zu meldepflichtigen Datensicherheitsverletzungen führen.
Im Einzelnen führt der BayLfD in seinem unten vermerkten aktuellen 33. Tätigkeitsbericht 2023 vom 17.09.2024 in diesem Zusammenhang unter Nr. 2.5 Folgendes aus:
Eine Arbeitsmappe – mehrere Arbeitsblätter
„Um welches Programmfeature geht es? Beim Aufruf einer Excel-Datei öffnet sich eine Arbeitsmappe, die jedenfalls ein sichtbares Arbeitsblatt enthält; weitere Arbeitsblätter können hinzukommen. Wie viele Arbeitsblätter es sind, zeigen grundsätzlich die Reiter am unteren Rand des Fensters an, die der Navigation zwischen den einzelnen Arbeitsblättern dienen.
Wie kann ich eine Datenpanne verursachen?
Sie haben von Ihrer Vorgängerin oder Ihrem Vorgänger mit der Sachgebietsleitung auch eine Excel-Datei mit den dienstlichen Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernommen. Diese Datei – genaugenommen: das zuletzt geänderte Arbeitsblatt – befindet sich auf dem Bildschirm gerade vor Ihnen. Es ist die Kontaktliste. Sie tragen Ihre eigenen Daten ein und löschen die Ihrer Vorgängerin oder Ihres Vorgängers. Dann leiten Sie die Datei den Beschäftigten im Sachgebiet per E-Mail zu.
Leider hatte sich Ihre Vorgängerin oder Ihr Vorgänger auf dem zweiten, gerade nicht sichtbaren Arbeitsblatt zu allen ,Kontakten‘ Notizen für die nächste dienstliche Beurteilung gemacht. Weil Sie das zweite Arbeitsblatt übersehen haben, sind diese Notizen jetzt im Sachgebiet öffentlich.[1]
Wie kann ich eine solche Datenpanne vermeiden?
- Machen Sie sich bewusst, dass Excel-Arbeitsmappen mehrere Arbeitsblätter umfassen können (die Anzahl ist nach Angaben von Microsoft übrigens nur durch den verfügbaren Arbeitsspeicher begrenzt[2]) – auch wenn Sie selbst nicht regelmäßig mit solchen ,mehrblättrigen‘ Arbeitsmappen arbeiten.
- Prüfen Sie also vor der Weitergabe einer personenbezogene Daten enthaltenden Excel-Arbeitsmappe an andere, insbesondere vor dem Anhängen an eine E-Mail, ob mehr als ein Arbeitsblatt enthalten ist und wirklich alles weitergegeben werden soll.
- Überlegen Sie außerdem, ob die Datei bei einer Empfängerin oder einem Empfänger noch weiterbearbeitet werden soll – andernfalls ist die Zuleitung einer PDF-Version vorzugswürdig, die sich vor dem Versand leicht auf versteckte Daten kontrollieren lässt.
- Seien Sie bei Excel-Dateien, die andere erstellt haben, besonders vorsichtig.
- Löschen Sie aus bestehenden Excel-Arbeitsmappen nach Möglichkeit konsequent die nicht (mehr) benötigten Arbeitsblätter.
- Überlegen Sie vor der Neuanlage einer Arbeitsmappe mit mehreren Arbeitsblättern, ob Sie die Aufgabe auch mit mehreren Ein-Arbeitsblatt-Arbeitsmappen erledigen können.
- Überlegen Sie außerdem, ob Sie für die zu erledigende Aufgabe Excel benötigen oder ein „schlichteres“ Betriebsmittel (etwa ein Textverarbeitungsprogramm) ausreicht.“
Sichtbare Arbeitsblätter – unsichtbare Arbeitsblätter
„Um welches Programmfeature geht es? Zum Funktionsumfang von Excel gehört das Verstecken von Arbeitsblättern. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste den zum Arbeitsblatt gehörenden Reiter an und wählt ,Ausblenden‘.
Wie kann ich eine Datenpanne verursachen?
Auf dem gleichen Weg wie unter Nr. 1 beschrieben. Es ist nur noch weniger Unachtsamkeit erforderlich: Seien Sie ehrlich – wer denkt bei Excel-Arbeitsmappen, die jemand anderes erstellt hat, schon daran, dass verborgene Arbeitsblätter enthalten sein könnten? Das Wieder-Sichtbar-Machen geht übrigens so: Sie klicken mit der rechten Maustaste auf ein sichtbares Arbeitsblatt (eines ist immer da), wählen ,Einblenden‘ (links) und suchen dann die Sie interessierenden Arbeitsblätter aus (rechts; vorausgesetzt, das Datenschutzrecht steht dem nicht entgegen).
Wie kann ich eine solche Datenpanne vermeiden?
Merken Sie sich, dass Excel-Arbeitsmappen auch unsichtbare Arbeitsblätter enthalten können. Wenden Sie die Empfehlungen aus Nr. 1 entsprechend an.“
(…)
Hinweis
Die Frage, was insbesondere aus Sicht des Personaldatenschutzes unter welchen Voraussetzungen zulässig ist (oder niemals zulässig sein kann), ist nicht Thema dieses Beitrags.
Anmerkung
Zum Recht des Datenschutzes gibt es mehrere Veröffentlichungen im Richard Boorberg Verlag. Hingewiesen sei beispielhaft auf den Kommentar „Datenschutzrecht“ von Bergmann/Möhrle/Herb.
33. Tätigkeitsbericht des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz vom 17.09.2024
Den vollständigen Beitrag lesen Sie in der Fundstelle Bayern 07/2025, Rn. 65.
[1] Vgl. den Fall in Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz, 29. Tätigkeitsbericht 2019, Nr. 12.8.2, Internet: https://www.datenschutz-bayern.de, Rubrik „Tätigkeitsberichte“.
[2] Microsoft, Spezifikationen und Beschränkungen in Excel.
