Sicherheits-Controlling
Auftraggeber sehen bei der Vergabe von personellen Sicherheitsdienstleistungen häufig nur Kosten, ohne dass diese in Relation zu irgendwelchen Messgrößen zu bringen sind, weil die personelle Leistung nicht im Gesamtkontext mit den sich aus vorher festgelegten Schutzzielen zur Unternehmenssicherheit gesehen werden.
Bewertung personeller Dienstleistungen
Sicherheit ist immer ein Zusammenspiel von technischen, personellen und organisatorischen Maßnahmen, die ihrerseits ineinander greifen müssen, um die aus einer Sicherheitsanalyse entwickelten Maßnahmen ausgewogen und angemessen treffen zu können. Aus dieser Analyse bzw. deren Maßnahmenkatalog leitet sich die Aufgabenstellung für die personellen Dienstleistungen ab und wird damit zur Leistungsbeschreibung und zum Messpunkt für die nachfolgende Leistungskontrolle.
Überprüfung der Tätigkeiten eines Dienstleisters
Es ist eine Tatsache, dass die eingekaufte Sicherheitsdienstleistung nicht in allen Belangen die an sie gerichteten Anforderungen erfüllen wird und kann. Darum ist es für den Auftraggeber erforderlich, die im Leistungsverzeichnis beschriebenen und danach bestellten und zu bezahlenden Tätigkeiten eines Dienstleisters fortwährend auf ihre Umsetzung hin zu überprüfen.
Analog zu vergleichbaren Controlling-Aufgaben, wie sie im kaufmännischen Bereich oder der Qualitätssicherung hinlänglich praktiziert werden, ist also in der Sicherheit nicht anders zu verfahren. Die übliche Praxis, dass auf ein vorhandenes und zertifiziertes Qualitätsmanagement verwiesen werden kann, ist hier nicht zielführend, da es keine unmittelbaren Möglichkeiten zur Nachbesserung vorsieht.
Qualität der Leistung: Instrumente vor der Ausschreibung festlegen
Die im QM-Prozess vorzusehenden Messmittel zur Analyse der Leistungserbringung finden in der Praxis nicht statt. Ohne eigene Maßnahmen zu treffen, wird es dem Auftraggeber nur schwer möglich sein, festzustellen, wie und ob überhaupt die beauftragten Leistungen erbracht werden.
Da bei der Erbringung von personellen Dienstleistungen die Qualität der jeweiligen Leistung durchaus subjektiv betrachtet werden kann, gilt es bereits vor der Ausschreibung die Instrumente festzulegen und zu schärfen, um den potentiellen Auftragnehmern die Gelegenheit zu geben, sich ebenso bereits vor der Angebotsabgabe über die daraus entstehenden Repressionsmöglichkeiten im Klaren zu werden.
Service Level Agreements
Wie in der IT-Branche seit langem üblich, können auch bei personellen Sicherheitsdienstleistungen Service Level Agreements (vgl. Warum Service Level Agreement? [Werner Pfeiffer] vom 6.2.12) und Bonus-Malus-Regelungen sinnvoll zur Erhaltung der Qualität der Dienstleistungen genutzt werden. Dies erfordert von beiden Vertragspartnern einen nicht unerheblichen zeitlichen Aufwand, der insbesondere über ein wirksames Melde- und Berichtswesen positiv beeinflusst werden kann.
Grundsatz der Sparsamkeit
Bei öffentlichen Ausschreibungen wird durch die Vergabestellen häufig dem billigsten Angebot der Zuschlag erteilt, der Grundsatz der Sparsamkeit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die einzusetzenden Mittel auf den zur Erfüllung der Aufgaben unbedingt notwendigen Umfang zu beschränken sind.
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Der „öffentliche“ Auftraggeber hat zu beachten, dass die billigste Lösung nicht unbedingt die wirtschaftlichste ist. Auf längere Sicht ist jedoch die wirtschaftlichste mit Sicherheit auch die sparsamste Lösung. So gilt, wie auch für den privatwirtschaftlichen Auftraggeber der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit: Bei allen Maßnahmen ist die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Mitteln anzustreben.
Instrumente zur Umsetzung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit sollen für den Auftraggeber Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sein. Die geforderte Wirtschaftlichkeit muss bei Dienstleistungsverträgen über die gesamte Vertragslaufzeit, also oftmals mehrere Jahre, gegeben sein. Daher ist die Leistungsüberwachung durch ein effizientes Sicherheits-Controlling eine unabdingbare Aufgabe für das strategische Sicherheitsmanagement.
Strategische Aufgabe Sicherheits-Controlling
Hauptziel des Sicherheits-Controllings sollte es sein, betriebliche Reaktionen und Erfordernisse unmittelbar und effizient in den Aufgabenbereich des Sicherheitsdienstleisters zu integrieren und so einen Regelkreis zu installieren.
Praxishinweise Sicherheits-Controlling muss eine strategische Aufgabe des Auftraggebers sein. Daher sind die hierfür erforderlichen Ressourcen bereitzustellen, die u.a. die Prüfung folgender Aspekte umfasst:
Je nach Ergebnis der regelmäßig (etwa monatlich) durchgeführten Analysen kann es zu vereinbarten Bonus-Zahlungen, oder im negativen Fall, zu Minderungen, Vertragsstrafen oder Ersatzvornahmen durch den Auftraggeber kommen. |
