Sicherheit

Fahrtenbuch per Smartphone-App?

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In einem, Fahrtenbuch werden die mit einem Kraftfahrzeug zurückgelegten Fahrtstrecken dokumentiert, was vorrangig aus Gründen der betriebsinternen Abrechnung und der steuerlichen Geltendmachung gegenüber dem Finanzamt geschieht. Auch für behördliche Zwecke kann ein Fahrtenbuch nützlich sein, zum Beispiel für Zeugen oder Beteiligte eines Verkehrsunfalls.

Wichtigste Anforderungen

Seit einiger Zeit sind zur Erleichterung unterschiedliche technische Lösungen auf dem Markt. Es gibt aber bisher keine zentrale Stelle zur Anerkennung von Fahrtenbuchsoftware oder Fahrtenbuch-Apps und für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuchsoftware besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Damit sind Eintragungen in Excel-Tabellen nicht zulässig, da hier eine nachträgliche Veränderung technisch nicht ausgeschlossen werden kann. Änderungen gegenüber den ursprünglichen Aufzeichnungen müssen erkennbar sein.

Zudem ist wichtig, dass die Finanzverwaltung ein Zugriffsrecht auf elektronisch gespeicherte Daten hat. Demnach muss während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren eine ständige Verfügbarkeit und unverzügliche Lesbarkeit der Daten gewährleistet werden. Bei einem Wechsel des Betriebssystems macht der Bund der Steuerzahler darauf aufmerksam, dass auch weiterhin Einsicht in die elektronischen Fahrtenbücher möglich sein muss.

Die im Fahrtenbuch dokumentierten Daten sind normiert. Der Mindeststandard enthält:

  • Datum der Fahrt, gegebenenfalls Uhrzeit bei Fahrtbeginn und -Ende
  • Start- und Zielort
  • Kilometerstand bei Fahrtantritt und -Ende
  • Entfernung in Kilometern
  • Zweck der Fahrt (dienstlich oder privat, eventuell mit genauer Beschreibung)

In größeren Fuhrparks hat sich das elektronische Fahrtenbuch durchgesetzt, in welchem über GPS die Routen und Standorte der Fahrzeuge auch durch den Fuhrparkleiter nachzuvollziehen sind.

 

Quelle:

www.dstv.de