Sicherheit

Outsourcing von dokumentenbezogenen Unternehmensprozessen

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Neue Broschüre der Bitkom

Bitkom vertritt als Branchenverband mehr als 2300 Firmen der digitalen Wirtschaft. Der Verband gibt diverse Broschüren zu den Problemen der digitalen Wirtschaft heraus. Seine neueste Broschüre trägt den Titel:

Outsourcing von dokumentenbezogenen Unternehmensprozessen

Rechnungen, Verträge und andere Dokumente existieren in vielen Unternehmen heute nur noch in digitaler Form. Um auch die digitalen Unterlagen sicher und rechtskonform zu archivieren, kommt häufig ein Enterprise Content Management System zum Einsatz. 

Was Unternehmen berücksichtigen sollten, wenn sie, um Zeit und Kosten zu sparen, einen externen Dienstleister mit der Verarbeitung und Archivierung ihrer Dokumente beauftragen, erklärt die neue Broschüre.

Ohne zu sehr in die juristischen Details zu gehen werden  sieben grundsätzliche Empfehlungen gegeben:

 1. Lassen Sie sich Referenzen von Ihrem potenziellen Dienstleister vorlegen und fragen Sie beim Referenzunternehmen selbst nach. Partner mit Erfahrung versprechen einen reibungsloseren Ablauf beim Outsourcing dokumentenbezogener Prozesse.

2.  Zertifizierte Dienstleister sichern Ihnen ein Maximum an Sicherheit und Zuverlässigkeit bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente. Informieren Sie sich deshalb ausführlich im Vorfeld über die Zertifizierungen Ihres potenziellen Partners und was diese beinhalten.

3.  Achten Sie darauf, dass der Dienstleister die maßgeblichen regulatorischen Vorgaben einhält und insbesondere tax-compliant ist. Binden Sie hierzu Ihre Steuerabteilung oder Ihren Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer frühzeitig in die Entscheidungsfindung ein.

4.  Lassen Sie sich die Projektorganisation ihres potenziellen Outsourcing Partners zeigen und stellen Sie sicher, dass Sie bei Ihrem Dienstleister einen festen, zentralen Ansprechpartner haben. Zentrale Ansprechpartner beim Outsourcing Projekt selbst und später im Produktivbetrieb erleichtern Ihnen die Kooperation und senken den Koordinierungsaufwand.

5.  Seien Sie selbst auch offen für Veränderungen in Ihrer eigenen Organisation. Durch das Outsourcing können Sie zusätzliche Ressourcen freimachen, wenn Sie Ihre Prozesse und Strukturen auf die neuen Umstände abstimmen.

6.  Setzen Sie Ihr Outsourcing-Projekt in kleinen Schritten um, insbesondere wenn es komplex ist. Auch mit ersten kleinen Schritten kann man bereits Vorteile realisieren. Alles auf einmal umzukrempeln kann hingegen zu Überraschungen führen, die den Erfolg des Projekts am Ende schmälern.

7.  Binden Sie die interne Revision und/oder den Datenschutzbeauftragten frühzeitig in das Projekt ein. Ein zu spätes Einbinden kann den zeitlichen Projektverlauf am  Ende enorm verlängern.

 

Der Beitrag enthält Produktwerbung.

 

Quellen:

  1.   https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Outsourcing-von-dokumentenbezogenen-Unternehmensprozessen.html