Rechtliches

Kein Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung nach Ende des Arbeitsverhältnisses

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Was geschieht mit der Personalakte, nachdem ein Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen beschäftigt ist? Darüber und über den Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung hatte das Landesarbeitsgericht Niedersachsen zu entscheiden.

Ausgangsfall

Zwischen einer Mitarbeiterin und ihrer Arbeitgeberin war es im Zusammenhang mit einer angeblich vorgetäuschten Arbeitsunfähigkeit in deren Folge nach Ausspruch einer außerordentlichen Kündigung durch die Arbeitgeberin zu intensiven arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen gekommen. Es ging dabei um die Frage der Wirksamkeit der außerordentlichen Kündigung, Zahlungsansprüche der ehemaligen Arbeitgeberin und den Verbleib von zwei Abmahnungen in der Personalakte der ehemaligen Mitarbeiterin. Das Arbeitsverhältnis hatte mit Ablauf des 31.03.2020 unstreitig sein Ende gefunden.

Die Abmahnungen hatte die ehemalige Arbeitgeberin ausgesprochen, weil die Mitarbeiterin eine andere Person aufgefordert hatte, heimlich ihre persönlichen Gegenstände aus dem Büro zu holen, in dem sich ihr Arbeitsplatz befunden hatte. Ihre Arbeitgeberin hatte die Mitarbeiterin ganz bewusst über diesen Sachverhalt weder vorher noch nachher informiert. Die zweite Abmahnung war der ehemaligen Mitarbeiterin erteilt worden, weil sie auch im Nachhinein den Namen der von ihr eingesetzten Person ihrer ehemaligen Arbeitgeberin nicht offenbart hatte.

Arbeitsgericht weist Antrag der Mitarbeiterin zurück

Das Arbeitsgericht hatte den Antrag der Frau auf Entfernung der beiden Abmahnungen aus der Personalakte mit der Begründung zurückgewiesen,1 dass hier noch ein Verfahren über die Rechtmäßigkeit der außerordentlichen Kündigung geführt werden würde, über die noch nicht rechtskräftig entschieden worden sei. Die Mitarbeiterin könne deshalb nicht verlangen, die dazugehörigen personenbezogenen Daten zu löschen. Mit ihrer Berufung verfolgte die Frau auch ihr Ziel weiter, die beiden Abmahnungen aus der Personalakte entfernen zu lassen. Sie meinte, dass das Arbeitsverhältnis zwischenzeitlich unstreitig beendet worden und deshalb die Arbeitgeberin nicht mehr berechtigt sei, weiterhin ihre Daten zu verarbeiten. Sie scheiterte mit dem Argument auch in zweiter Instanz.

LAG: Abmahnungen waren gerechtfertigt

Nach Auffassung des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen (LAG) hätten die beiden Sachverhalte im Zusammenhang mit der Abholung der persönlichen Sachen der Frau die beiden Abmahnungen gerechtfertigt. Zwar werde in der Rechtsprechung die Meinung vertreten, dass der allgemeine zivilrechtliche Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung und der datenschutzrechtliche Löschungsanspruch zwei separate Streitgegenstände darstellten. Dafür spräche, dass der zivilrechtliche Entfernungsanspruch an die inhaltliche Unrichtigkeit der Abmahnung anknüpfe, während dies beim datenschutzrechtlichen Löschungsanspruch kein relevantes Kriterium sei. Vielmehr könnten auch inhaltlich zutreffende Daten zu löschen sein. Im Ergebnis habe das Arbeitsgericht eine richtige Entscheidung getroffen, weil die Mitarbeiterin nicht ausreichend begründet habe, dass ein Verbleib der Abmahnungen in der Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu einer anhaltenden Rechtsbeeinträchtigung führen würde.

Müssen Daten gelöscht werden?

Auch unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten bestünde hier kein Löschungsanspruch der Frau. Art. 17 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regele zwar, dass ein Arbeitnehmer einen Anspruch auf Löschung von Daten habe, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet würden, nicht mehr notwendig seien. Art. 88 DSGVO enthalte keine spezifische Regelung dafür, sondern stelle nur eine Öffnungsklausel für eine Regelung durch die Mitgliedsstaaten dar. Auch das Bundesdatenschutzgesetz enthalte keine spezifischen Löschungsvorschriften für das Beschäftigungsverhältnis. § 35 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bestimme nur, dass bei unverhältnismäßig hohem Aufwand der Löschung an ihre Stelle die Einschränkung der Verarbeitung trete.

Nach Art. 17 Absatz 3 DSGVO bräuchten personenbezogene Daten nicht gelöscht zu werden, wenn für sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestünden. Zwar gebe es juristische Meinungen, dass personenbezogene Daten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses generell zu löschen seien, soweit keine Aufbewahrungspflichten gelten. In der Konsequenz würde dies allerdings bedeuten, dass der Arbeitgeber nach Beendigung eines jeden Arbeitsverhältnisses den vorhandenen Datenbestand des ausscheidenden Arbeitnehmers danach sortieren müsste, ob Aufbewahrungsfristen bestünden oder nicht. Hinzu käme, dass für noch traditionell in Papierform geführte Personalakten erhebliche Zweifel bestünden, ob und wieweit diese vom Regelungsbereich der DSGVO und des BDSG erfasst werden würden.

Unabhängig davon, ob unter den Begriff „Dateisysteme“ automatisierte und nicht automatisierte Vorgänge fielen, sei in Erwägungsgrund 15 der Richtlinie ausdrücklich formuliert, dass Akten, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet seien, nicht in den Anwendungsbereich der Verordnung fallen sollten. Zudem gelte insbesondere für Personalakten der Grundsatz der Vollständigkeit und nicht der Grundsatz der Datensparsamkeit. Die DSGVO führe nicht zu einer grundlegenden Veränderung des Rechtsschutzes zumindest im Bereich der in Papierform geführten Personalakten.

Praxistipp

Das Landesarbeitsgericht hat die Revision zugelassen, sodass möglicherweise das Bundesarbeitsgericht eine Chance hat, diese für die Praxis nicht ganz unwichtige Frage nach dem datenschutzrechtlichen Schicksal von Personalakten nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zu klären.

 

1 Landesarbeitsgericht Niedersachsen, Urteil vom 04.05.2021 – 11 Sa 1180/20.

Besprochen in RdW 2022, Heft 3, Rn. 49.