Da die Übergangsfrist zum Jahresende 2013 ausläuft, sind Arbeitgeber nun gezwungen, die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ElStAM) einzupflegen. Die restliche Frist sollte von den Arbeitgebern genutzt werden, um die gesetzlichen Anforderungen rechtzeitig erfüllen zu können. Derzeit sind ca. 60 % der Unternehmen noch nicht auf die gesetzliche Änderung vorbereitet oder haben noch keine Umsetzungsschritte eingeleitet.
Umsetzungsschritte
Arbeitgeber sollten in Bezug auf die Umstellung folgende Aspekte prüfen, um die Dezemberabrechnung 2013 unter den neuen Bedingungen der ElStAM erstellen zu können:
Prüfung des Geltungsbereichs:
Das neue Verfahren betrifft grundsätzlich alle Arbeitnehmer im Unternehmen, jedoch gibt es Ausnahmen, wie z.B. geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber) mit Pauschalversteuerung.
Dokumentation (Nachweis):
Hinsichtlich der betroffenen Arbeitsverhältnisse muss die Lohnsteuerkarte 2010 bis zum Ende des Folgejahres (d.h. Ende 2014) vom Arbeitgeber aufbewahrt werden.
Änderung von Angaben:
Bis zur erstmaligen Berücksichtigung (Anwendung) des ElStAM behalten die auf der Lohnsteuerkarte 2010 aufgeführten Lohnsteuerabzugsmerkmale ihre Gültigkeit. Änderungen können erst nach diesem Zeitpunkt vom Arbeitnehmer beantragt werden.
Arbeitgeberanmeldung zur ElStAM-Datenbank:
Um den Zugriff auf die elektronischen ElStAM-Daten zu ermöglichen, muss sich jeder Arbeitgeber rechtzeitig beim Elster Online-Portal (Internetportal für die elektronische Steuererklärung) registrieren, wenn noch kein elektronischer Datenaustausch (z.B. Umsatzsteuervoranmeldung) genutzt wird.
Arbeitgeber müssen alle Mitarbeiterdaten zum Lohnsteuerabzug im Online-Portal der Finanzbehörden, in der entsprechenden ElStAM-Datenbank, eintragen. Wichtige Daten sind diesbezüglich:
- Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin
- Geburtsdatum
- Beschäftigungsbeginn
- Arbeitsverhältnis beim Hauptarbeitgeber (Ja/Nein)
Die Finanzverwaltung erstellt mithilfe dieser Eintragungen des Arbeitgebers und der vorhandenen Daten, die aufgrund der Steueridentifikationsnummer vorliegen, einen ElStAM-Datensatz pro erfasstem Mitarbeiter.
Nun kann der Arbeitgeber die erste Lohnabrechnung unter Erfüllung der neuen Bedingungen abwickeln. Natürlich müssen zukünftig alle Änderungen der Arbeitsverhältnisse (Eintritte oder Kündigungen) sowie Änderungen an bestehenden Arbeitsverhältnissen mit Hilfe von bereitgestellten Änderungslisten der genutzten Lohnabrechnungs-Software erfasst werden.
Praxishinweise
- Überprüfen Sie die Anzahl der meldepflichtigen Arbeitsverhältnisse bzw. die Anzahl von Ausnahmen zum ElStAM-Verfahren.
- Überprüfen Sie, ob Ihnen zu den betroffenen Arbeitsverhältnissen die Lohnsteuerkarte 2010 vorliegt und ob Sie diese archivieren können (Frist bis Ende 2014).
- Überprüfen Sie, ob Sie als Arbeitgeber bereits mit dem Portal Elster-Online arbeiten. Wenn noch keine Anmeldung vorliegt, lassen Sie sich umgehend registrieren.
- Organisieren Sie die zeitnahe Erfassung der betroffenen Mitarbeiterdaten zum Lohnsteuerabzug.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über das ElStAM-Verfahren.
